กระบวนการควบคุมงบประมาณ

กระบวนการควบคุม
โดยทั่วไปการควบคุมจะประกอบด้วยกระบวนการต่าง ๆ ดังนี้
1.การกำหนดมาตรฐาน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์หรือมาตรวัดสำหรับเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ซึ่งแสดงในรูปต่าง ๆ เช่น เป้าหมาย แผนงาน บรรทัดฐาน
2.การติดตามวัดผล ขั้นตอนนี้จะประกอบด้วย การกำหนดวิธีการจัดเก็บข้อมูล การตรวจสอบ และการจัดทำรายงาน ซึ่งการติดตามวัดผลจะดำเนินการในทุกระดับขององค์กร โดยทั่วไปผลลัพธ์หรือข้อมูลที่จัดเก็บได้จะถูกนำมาวิเคราะห์และจัดทำรายงานสรุปผลตามรอบเวลาของการดำเนินงาน
3।การเปรียบเทียบผลลัพธ์กิจกรรม โดยนำข้อมูลที่ได้รับจากการติดตามเทียบกับมาตรฐานที่ระบุในขั้นตอนแรก เพื่อระบุความเบี่ยงเบน (Deviation) นั่นคือ หากเกิดความเบี่ยงเบนทางลบ (Negative Deviation) ก็หมายถึง เกิดความสูญเสียขึ้นและต้องดำเนินการแก้ไขด้วยกิจกรรมปรับปรุงตามวงจรคุณภาพ (PDCA) แต่หากเกิดความเบี่ยงเบนทางบวก (Positive Deviation) ก็แสดงถึงผลกำไรหรือผลิตภาพที่เกิดขึ้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกป้อนกลับ (Feedback) เพื่อใช้สำหรับการวางแผนต่อไป

4.ดำเนินการปรับปรุงและแก้ไขปัญหา จัดว่าเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการควบคุม โดยมีการทบทวนผลลัพธ์หรือความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น เพื่อระบุแนวทางแก้ไขและปรับปรุงไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นซ้ำอีก
.
องค์ประกอบของระบบควบคุมที่มีประสิทธิผล
โดยทั่วไปการออกแบบระบบควบคุมขององค์กรมักจะพิจารณาจากปัจจัยต่าง ๆ ดังเช่น
.
1.วัตถุประสงค์ ควรมีการระบุวัตถุประสงค์และเกณฑ์สำหรับการวัดผลอย่างชัดเจน โดยเฉพาะมาตรฐานการควบคุมควรสามารถวัดผลได้ในเชิงปริมาณ (Quantitative)
2.ความเหมาะสม ระบบการควบคุมควรมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ได้มีการระบุไว้
3.ความรับผิดชอบสำหรับการควบคุม โดยมีการระบุและจัดสรรงานให้กับบุคคลเพื่อรับผิดชอบต่อการดำเนินแผนงาน
4.ความยืดหยุ่นต่อการตอบสนองความเปลี่ยนแปลงของแผนหรือสภาพเงื่อนไข
5.การรายงานผลอย่างทันการ ระบบควบคุมที่มีประสิทธิผลควรมีการรายงานผลอย่างรวดเร็วเมื่อเกิดปัญหาความเบี่ยงเบนจากแผนหรือเป้าหมาย
6.สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย โดยมีการระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอย่างครอบคลุมและชัดเจน
..
ขอบเขตและประเด็นของการควบคุมต้นทุน
ในสถานประกอบการทั่วไปมักมีการดำเนินกิจกรรมควบคุมต้นทุน โดยมีขอบเขตที่ครอบคลุมถึง